تنظيم الرحلات شئ شيق جدا و لكنه يحتاج إلى مهارات فردية و علاقات  متشعبة و فريق عمل متعاون

و إليكم الخطوات التي من خلالها تستطيعون تنظيم رحلة مميزة بإذن الله

أولا تحديد وجهة الرحلة

لابد من تحديد الوجهة الرئيسية للرحلة و اختيار المزارات التي ستيم قصدها

في تحديدك للوجهة الرئيسية احرص على الا تكون تقليدية و إن كانت الوجهة تقليدية احرص على ان تكون المازارات في البرنامج غير تلقيدية ,

و يجب مراعاة الفئة السنية للمشتركين في الرحلة و الحالة المادية لهم

ثانيا تحديد العدد التقريبي للمشتركين

عليك تحديد العدد التقريبي للمشتركين في الرحلة على حسب تقديرك لإقبال الأفراد على هذه الرحلة , و يجب عليك ان لا تبالغ في الاعداد حتي يكون في مقدور فريق العمل تنظيم الرحلة والاشراف عليها بشكل سلس   

ثالثا مخاطبة الجهات الرسمية التى تتبع لها هذه المزارات

بعد تحديد المزرات سواءأن كانت متاحف أو مكتبات أو أي هيئات عامة عليك الحصول على وسيلة اتصال بها سؤاء عن طريق دليل الهاتف أو الانترنت لإعلامهم بموعد الزيارة و العدد التقريبي للمشتركين و لتسأل عن عدة اشياء :

تكلفة الدخول للفرد الواحد

تكلفة الدخول للسيارة

امكانية توفير مرشد سياحي

هل الحجز يتم عن طريق الهاتف ام لابد من خطاب رسمي و  إى من يوجه

الوقت المناسب للتواجد في المزار و متي تنتهي الجولة داخله

اكتب برنامج تقديري للرحلة ولا تنسي ذكر مواعيد التجمع و الذهاب و العودة

رابعا تحديد وسيلة للمواصلات

عليك تحديد وسيلة مواصلات ملائمة ويجب وضع عدة أمور امامك عند الاختيار :

ان تكون الوسيلة مريحة و مكيفة اذا كانت الظروف الجوية غير معتدلة

يفضل القطارات في السفر الطويل

ويجب أن تلائم وسيلة المواصلات المستوى المادي للأفراد

ثم تجري عدد من الاتصالات بشركات سياحية مختلفة تعلمهم عن موعد الرحلة وعدد الافراد و البرنامج و تختار العرض الأفضل

عندما تذهب للتعاقد اطلب رؤية الباص و أكتب رقمة و أكد التعاقد على باص معين .

خامسا موازنة تقديرية للرحلة

احسب موازانة تقربيبه للرحلة تشمل رسوم المزارات و وسيلة المواصلات و ان كان هناك وجبة أو هدايا للمسابقات أو ماشابه و اقسمها على عدد افراد الرحلة و ان كانت تكلفة الفرد الاجمالية مثلا عشرة قروش اجعلها خمسة وعشرون قرشا تحسبا لأن العدد لم يتكتمل للحظة الأخيرة أو اي ظروف طارئة وهذه النقود الفائضة يمكنك ان لم يحدث ظرف طارئ ان تنفقها على رفاهية الرحلة كوجبة خفيفه أو هدايا أكثر قيمة

سادسا الإعلان عن الرحلة

و تأتي مرحلة  الإعلان عن الرحلة على أن يكون موعد الرحلة بعد أسبوعين على الاقل و كلما كان الإعلان قبل الرحلة بوقت كاف كلما كان أفضل و احرص على ان يعرف المشتركين برنامج الرحلة عند تسديد الرسوم , ونوهه عن وجود مفأجآت كثيرة في الرحلة

سابعا اللمسات الأخيرة

عندما يسدد المشتركون رسوم الرحلة اذهب الي شركة السياحة و سدد رسوم وسيلة الانتقال 

 قبل الرحلة بيومين اتصل بإدارة المزارات و أكد الحضور في الموعد الذي سبق تحديده 

 اجري اتصالات هاتفيه بالمشتركين و أكد عليهم التواجد في الموعد المحدد

إضافات للتميز

توجهه الي هيئة تنشيط السياحة و اطلب مطويات عن المزارات بعدد المشتركين في الرحلة و ضعها في ظرف مع البرنامج الخاص بالرحلة و استبيان لتقييم الرحلة

احرص على ان لا يضيع وقت الانتقالات هبائا يمكنك اجراء مسابقات و حوارات مع المشتركين لتتعارف و لكسر جمود البداية

احرص على ان تكون تكلفة الاشتراك للعضو في هيئتك اقل من قيمة الاشتراك للمرافق لتضفي نوعا من الخصوصية

اضف في مقدمة الباص بوستر يحمل اسم الهيئة التي تتبعها الرحلة

انتبه

في برنامج الرحلة احرص على تدوين رقم موبايل أحد المشرفين للطوارئ

احرص على وجود شنطة للاسعافات الأولية معك في الرحلة تحسبا لأي طوارئ  لا قدر الله

ضع الموافقات التي حصلت عليها من المزارات في ملف و ليكن برفقتك طيلة الرحلة ويفضل لو نسخت منه عدة نسخ

إبدا الرحلة بدعاء السفر وتعريف المشتركين بالجهة المنظمة للرحلة

…و تصحبكم السلامة